Interview croisée :
Laure Anis, consultante Supply Chain et Change Management, intervenue chez Adveo 2 jours par semaine durant 7 mois, nous partage son retour d’expérience sous le regard de Fabienne Barouillet directrice Administrative et Financière du groupe.
Grossiste en papeterie et fourniture de bureau, le groupe Adveo est en pleine mutation.
Avec notamment la mise en service, en décembre 2021, d’une nouvelle plateforme Logistique de 21000m² équipée d’un convoyeur Savoye, d’un système de Goods-to-Person avec un lancement automatique de colis (ou de terminaux RF), le groupe a dû adapter son organisation et mettre en place de nouveaux réflexes, de nouvelles procédures.
C’est dans ce contexte de changement qu’Adveo a souhaité être accompagné d’un consultant Proximy Conseils à temps partagé pour créer de la valeur ajoutée et permettre d’évoluer rapidement sur les sujets variés comme la Logistique opérationnelle et le Contrôle Interne.
Laure :
« Sur la première mission, la mise en place du service a naturellement impacté l’équipe logistique et son environnement et nécessité la remise à niveau du process. Mon rôle a été d’orchestrer ces 3 dimensions pour rendre les retours fonctionnels.
Initiée uniquement sur 2 jours par semaine la réalisation du projet a demandé une certaine discipline pour les deux parties ; côté consultant ; j’ai dû structurer, anticiper et organiser la charge de travail avec des consignes et objectifs clairs; côté équipe elle a dû se conformer aux objectifs et rationnaliser ses problèmes pour les exposer sur mes 2 jours de présence.
Un exercice qui a demandé une certaine gymnastique, pas toujours évidente dans l’organisation, mais qui a permis de faire grandir rapidement l’équipe et de la responsabiliser sur son périmètre.Le partage du temps et des responsabilités a d’ailleurs été une des clés de réussite de cette mission.
Sur la 2ème mission, orientée sur le contrôle Interne ; l’idée a été de développer des points de contrôles pour le Service Client et la Comptabilité Client en paramétrant des standards de l’ERP d’Adveo. J’ai commencé par structurer la demande initiale et vérifié les contraintes systèmes pour proposer une solution standard.
Comme pour les retours, cette mission a demandé l’engagement des équipes qu’il m’a fallu accompagner dans la démarche projet pour leur permettre de maitriser de bout en bout le process et d’y adhérer pleinement. »
Laure :
« La réussite du Manager en Temps partagé réside dans les rôles et responsabilités de chacun.
Le Manager est un facilitateur ; il donne les orientations à suivre, il fédère tout en expliquant, en amont, le chemin à parcourir. Il doit être pédagogue pour donner le sens, la direction et le tempo de la transformation.
Quant à l’équipe, elle comprend assez rapidement que le Manager à temps partagé ne pourra pas tout faire tout seul et s’implique donc naturellement au quotidien pour parvenir au changement.
Autonome sur une partie de la semaine, l’équipe est alors partie prenante et devient acteur du changement. Elle ne subit pas et participe tout naturellement à définir le chemin le plus adéquate dans la réalisation du projet. »
Laure :
« Ce type d’organisation convient lorsque l’équipe est mature sur son périmètre, compétente et a suffisamment de recul sur les situations du quotidien pour être force de proposition dans les ajustements à effectuer.
Le risque peut-être d’avoir une équipe peu autonome qui se repose entièrement sur le Manager à temps partagé. Il est donc important que les Sponsors expliquent correctement le rôle de chacun avant la venue du Manager à temps partagé pour que la coopération soit efficace rapidement.
Dans les 2 cas, je suis intervenue pour construire avec les équipes Adveo. Il n’y a pas eu de jugement mais de la réflexion commune pour structurer tant sur la logistique opérationnelle que sur le contrôle interne.
J’ai joué un rôle de facilitateur pour plus de robustesse et pour améliorer le quotidien.
J’ai donc été bien acceptée dans les équipes. Loin d’être le Manager de transition dans son bureau, je suis naturellement allée sur le terrain pour construire avec les équipes, auprès des équipes et vivre leurs quotidiens.
En étant externe, j’ai une prise de recul plus rapide sur les situations car j’ai d’autres référentiels que celui d’Adveo. En suggérant d’autres manières de fonctionner, en écoutant les équipes terrain, on arrive facilement à construire le chemin le plus adapté. »
Fabienne :
« Avec la volonté de renforcer le contrôle interne, j’ai intégré cette fonction dans l’organisation, concrètement il s’agissait de mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités SAP pour sécuriser le système et la formalisation des procédures.
Ayant peu de ressources internes à consacrer à ces sujets, le consultant Proximy a pris le relais et a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe en place et en accompagnant la montée en compétences. »
Fabienne :
« Naturellement je dirais : Proximité et Implication
Laure a pris en charge les sujets confiés tout comme l’aurait fait un collaborateur interne et a apporté de la structure dans la gestion des projets confiés, ce qui a permis de les faire avancer beaucoup plus rapidement.
Sa précieuse capacité à travailler de manière transverse avec tous les acteurs de l’entreprise a permis de faire avancer les sujets et l’adoption des nouveaux process par les équipes. »
Fabienne :
« La gestion des projets étant totalement déléguée au consultant, il était indispensable de faire des points réguliers avec Laure et lui consacrer le temps nécessaire pour orienter ses actions et lui donner accès aux bonnes personnes.
Donc oui, j’ai adapté mon agenda pour faire de la place au suivi des actions et faciliter l’avancement des projets.
Cela a permis d’aboutir plus rapidement et d’impliquer toutes les équipes concernées.
Par ailleurs, j’ai apprécié de pouvoir échanger librement sur des sujets de fond concernant mon périmètre et, la vision extérieure de Laure a permis de nourrir ma réflexion.
C’est un mode de collaboration que je reproduirai sans hésiter, d’autant que le format « temps partiel » revient évidemment moins cher qu’un temps plein et allège la pression sur les équipes qui peuvent gérer en parallèle leur activité courante sans avoir la pression quotidienne du consultant. »
Laure :
« Je suis convaincue que la flexibilité des organisations en mutation passe par ce type de consulting. Le Manager de transition tel qu’on le connait actuellement est installé en mode ‘CDD’ à plein temps. Il est toujours là pour corriger, orienter, diriger l’équipe.
L’avantage du Manager à temps partagé est d’une part l’aspect économique ; il intervient moins longtemps sur la semaine mais s’inscrit plus dans la durée puisque son coût financier est moindre. D’autre part, cette répartition de la gestion du changement est intéressante à bien des égards pour le client et n’est pas rare de voir émerger des profils dynamiques dans les équipes en place qui ne s’exprimaient pas dans un management dit classique.
Cette obligation de responsabilité permet aux équipes de s’exprimer différemment et donc de découvrir des personnalités différentes. »
Merci à toutes les 2 pour vos retours d’expérience sur le Manager à temps Partagé.
Interview mené par Philippe Viard.
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